Проектное управление - это сложная и ответственная деятельность, которая требует от менеджера проектов не только знаний, навыков и опыта, но и способности адаптироваться к изменяющимся условиям и преодолевать трудности. Одной из таких трудностей является управление рисками на проекте.
Риски - это события или условия, которые могут негативно повлиять на достижение целей проекта.
Управление рисками - это процесс идентификации, анализа, оценки, реагирования и контроля рисков на проекте.
В этой статье я хочу поделиться своим опытом и мнением о том, как работать с рисками на проекте. Я расскажу о том, почему не стоит коллекционировать проектные риски, а также о том, какие альтернативные подходы я использую для систематизации и управления рисками. Я надеюсь, что мои рекомендации будут полезны и интересны тем, кто занимается проектным управлением или хочет узнать больше об этой области.
Юлий Минькин, директор по развитию проектного офиса «Спортивная», Первый бит
Почему не стоит коллекционировать проектные риски
В начале моей профессиональной деятельности в сфере управления проектами я, подобно многим моим коллегам, считал, что запись всех возможных проектных рисков, своих и чужих, является ключевым элементом успешного менеджмента.
Опыт показал, что коллекционирование проектных рисков, как будто это марки или редкие монеты, имеет мало смысла. Причина этого в том, что проектные риски по своей природе уникальны. Каждый проект имеет свой уникальный набор параметров, условий и ограничений, и, соответственно, собственный набор потенциальных рисков. Кроме того, риски могут меняться со временем, появляться новые или исчезать старые. Что работало в одном проекте, может оказаться абсолютно неэффективным в другом.
Сохранение и пересмотр списка всех рисков, с которыми я или кто-то еще сталкивался в предыдущих проектах, оказалось подобно попытке подготовиться к битве, вооружившись картой прошлых войн. Это не только отнимает много времени и ресурсов, но и создает ложное ощущение контроля и безопасности.
Классификация проектных рисков
Вместо того, чтобы бинтовать места возможных ранений, коллекционируя проектные риски, я занялся типологией рисков.
По своей сути - это создание картотеки для систематизации рисков по определенным критериям, например, таким как источник, природа, вероятность, воздействие, область влияния и т.д. Типология рисков помогает классифицировать риски на стадии их идентификации, т.е. выявлять их общие характеристики и связи, а также определять стратегии их управления.
В общем случае, классификация позволяет более эффективно анализировать, оценивать и управлять рисками, а также выбирать наиболее подходящие стратегии и меры по их снижению или устранению.
Но почему же так важно классифицировать проектные риски? Разве нельзя просто перечислить все возможные риски и постараться избежать их или справиться с ними, если они возникнут? На самом деле, такой подход может быть очень опасным и неэффективным, поскольку не учитывает различий между рисками и их взаимосвязи. Давайте рассмотрим несколько причин, по которым классификация проектных рисков имеет большое значение.
Во-первых, классификация проектных рисков помогает определить приоритеты и фокусироваться на наиболее существенных и вероятных рисках, а не тратить время и ресурсы на маловероятные или незначительные риски. Например, если мы классифицируем риски по степени влияния на проект, мы можем выделить риски высокого, среднего и низкого уровня, и соответственно разработать планы по их управлению. Риски высокого уровня могут потребовать превентивных действий, резервирования ресурсов, мониторинга и контроля, риски среднего уровня могут быть приняты или переданы другим сторонам, а риски низкого уровня могут быть игнорированы или приняты без дополнительных мер.
Во-вторых, классификация проектных рисков способствует более глубокому пониманию причин и последствий рисков, а также их взаимодействия и зависимости. Это позволяет более точно оценить вероятность и влияние рисков, а также предотвратить или смягчить негативные эффекты рисков. Например, если мы классифицируем риски по источнику, мы можем выделить внутренние и внешние риски, а также риски, связанные с техническими, организационными, экономическими, политическими, социальными и другими факторами. Таким образом, мы можем определить, какие риски находятся под нашим контролем, а какие нет, какие риски могут быть предсказуемы, а какие нет, какие риски могут быть влиять на другие риски, а какие нет.
В-третьих, классификация проектных рисков облегчает выбор наиболее подходящих стратегий и мер по управлению рисками, а также распределение ответственности за риски между участниками проекта. Это повышает эффективность и качество управления рисками, а также снижает издержки и потери, связанные с рисками. Например, если мы классифицируем риски по природе, мы можем выделить позитивные и негативные риски, а также риски, связанные с неопределенностью, изменчивостью, сложностью и динамикой проекта. Таким образом, мы можем определить, какие риски следует избегать, снижать, передавать или принимать, а какие риски следует использовать, усиливать, делиться или искать.
Для примера можно взять классификацию проектных рисков из PMBOK, которая включает несколько категорий. Каждая из которых далее делится на подкатегории:
- Технические риски
- Непроходимость технических решений - риск того, что выбранное техническое решение не будет работоспособным.
- Проблемы с интеграцией - риски, связанные с интеграцией различных технических систем и компонентов.
- Изменения в технологиях - риск устаревания технологии в процессе реализации проекта.
- Сложность проекта - риски, связанные с высокой сложностью технических аспектов проекта.
- Управленческие риски
- Недостатки в планировании - риски, связанные с неправильным или неадекватным планированием проекта.
- Проблемы с коммуникацией - риски, связанные с недостаточной или неэффективной коммуникацией в команде проекта.
- Конфликты в команде - риски, связанные с внутренними конфликтами и неэффективной работой команды.
- Некомпетентность или недостаток ресурсов - риски, возникающие из-за недостатка квалифицированных сотрудников или ресурсов.
- Организационные риски
- Изменение организационных приоритетов - риски, связанные с изменением стратегических целей или приоритетов организации.
- Организационные изменения - риски, связанные с реструктуризацией или изменениями в организационной структуре.
- Культурные различия - риски, возникающие из-за различий в корпоративной или национальной культуре.
- Внутренние политические конфликты - риски, связанные с внутриорганизационными политическими конфликтами.
- Коммерческие риски
- Рыночные риски - риски, связанные с изменениями на рынке, такие как спрос, конкуренция, ценовые колебания.
- Финансовые риски - риски, связанные с финансовой стабильностью проекта, включая финансирование, бюджетирование, кредитные условия.
- Риски контрактов - риски, связанные с юридическими аспектами коммерческих соглашений и контрактов.
- Репутационные риски - риски, касающиеся влияния проекта на репутацию компании.
Такое деление не является конечным и может дополняться категориями и подкатегориями, могут вводиться подкатегории третьего и более низкого порядка.
Можно создавать свой классификатор проектных рисков, так например, я иногда создаю категории внутренних рисков на основе областей знаний из PMBOK:
- Интеграция управления проектом: касается процессов и действий, необходимых для координации различных элементов проекта. Это включает в себя разработку проектного плана, управление исполнением проекта, а также мониторинг и контроль проектных работ.
- Управление содержанием проекта: определяет и контролирует, что входит в проект и что из него исключается. Это включает в себя определение требований, установление области действия проекта, контроль за областью действия, а также управление изменениями в области действия проекта.
- Управление временем проекта: включает процессы, необходимые для управления своевременным завершением проекта. Это охватывает планирование, определение последовательности действий, оценку ресурсов и длительности действий, разработку графика и контроль за соблюдением сроков.
- Управление затратами проекта: охватывает процессы, связанные с планированием, оценкой, бюджетированием и контролем затрат, чтобы проект был выполнен в рамках утвержденного бюджета.
- Управление качеством проекта: включает определение качественных стандартов для проекта и его продуктов, а также управление и контроль за соответствием этим стандартам.
- Управление ресурсами проекта: занимается управлением людьми, оборудованием, материалами и другими ресурсами, необходимыми для выполнения проекта.
- Управление коммуникациями проекта: охватывает процессы, необходимые для обеспечения своевременного и адекватного планирования, сбора, хранения, распространения, контроля и организации проектной информации.
- Управление закупками проекта: занимается приобретением товаров и услуг, необходимых для успешного выполнения проекта, включая процессы выбора поставщиков, управления контрактами и закрытия контрактов.
- Управление заинтересованными сторонами проекта: включает в себя процессы, необходимые для идентификации лиц или групп, заинтересованных в проекте, анализа их ожиданий и влияния, а также разработки и реализации стратегий для вовлечения заинтересованных сторон в проектные процессы и решения.
Это также не конечный список, который может дополняться. Каждая из этих категорий может делиться на подкатегории до необходимого уровня детализации.
Следует обращать внимание на то, что риски имеют причинно-следственную связь. Так если мы идентифицировали риск в области заинтересованных сторон (например, увольнение руководителя проекта заказчика), то этот риск может стать причиной изменений в содержании проекта, его расписании и стоимости.
Как видим, классификация проектных рисков имеет множество преимуществ и является необходимым условием для успешного управления рисками. Без классификации рисков мы можем упустить важные риски, недооценить или переоценить их, применить неэффективные или неподходящие стратегии и меры. Все это может привести к нежелательным последствиям, таким как срыв сроков, превышение бюджета, снижение качества, потеря репутации, упущенная выгода и т.д. Поэтому, если мы хотим успешно реализовать наши проекты, мы должны уделять достаточное внимание классификации проектных рисков и применять ее на всех этапах проекта.
